Erzeugt eine Wunschdatei, die der Generator einliest und beim
Planschreiben berücksichtigt. Übergeben werden Name, Wunsch je Tag und der Kommentar — keine Passwörter.
Die Datei landet im Download-Ordner.
Liste zum Übertragen in den Dienstplan
Druckt die Wünsche gut lesbar aus — zum Abschreiben in
den bisherigen Dienstplan, solange der Generator noch nicht im Einsatz ist. Über „Drucken → Als PDF
speichern" lässt sich die Liste auch ablegen.
0
Abgegeben
0
Freiwünsche
0
Nachtwünsche
0
Engpass-Tage
Tag
Nacht
Beides (TN)
Frei
Feiertag (Bayern)
Engpass: ab 3 Freiwünschen am selben Tag
⚠ = noch nicht abgegeben
Mitarbeiter wählen
Mitarbeiter anlegen
Die Zugangsdaten gibst du dem Mitarbeiter persönlich. Die E-Mail wird nur für Dienstplan-Erinnerungen genutzt. Gespeichert wird vom Passwort nur ein Abdruck. Auf dem Server legt jeder beim ersten Anmelden ein eigenes Passwort fest.
Personal aus einer Datei einlesen
Für den ersten Aufbau der Liste: Vorlage
herunterladen, im Pflegeprogramm füllen und hochladen (.xlsx oder CSV). Gebraucht wird nur
die Spalte Name — Benutzernamen und Start-Passwörter entstehen automatisch und stehen
danach in einer Übergabeliste. Es ist dieselbe Vorlage wie im Dienstplan-Generator; die übrigen
Spalten werden hier einfach übergangen.
App aufs Handy — Einladung verschicken
Verschickt eine E-Mail mit dem Link
und einer bebilderten Anleitung, wie die Mitarbeiter das Wunschportal als App auf ihrem
Handy einrichten. Die Adressen landen im BCC — niemand sieht die der anderen.
Datenschutz — Löschfristen und Passwortschutz
Was hier steht, ist der Nachweis
nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO: welche Fristen gelten, was zuletzt gelöscht wurde und ob alle
Passwörter geschützt sind. Gelöscht wird von selbst.
Zugänge
Funktions-Zugänge (nur Admin)
Dienstplanschreiber sehen nur die Planungs-Ansichten (keine Zugangsdaten). Verwaltung sieht nur die Mitarbeiter-Pflege (keine Wünsche und Kommentare).
Einladung anlegen
Für Weihnachtsfeier, Teamabend oder
Betriebsversammlung. Die Mitarbeiter sehen die Einladung beim Eintragen ihrer Wünsche und
können dort zu- oder absagen.
* Pflichtfeld. Das Datum wird gebraucht, um die Einladung den
Mitarbeitern zur richtigen Zeit anzuzeigen und sie nach Ablauf der Frist automatisch zu
löschen.
Die Rückmeldefrist ist freiwillig, steht aber in der Mail und bei den Mitarbeitern unter
den Knöpfen. Sie sollte vor dem Veranstaltungstag liegen — bei Catering
erfahrungsgemäß ein bis zwei Wochen, sonst stehen die Zahlen zu spät fest.
Fragen zur Einladung (optional)
Für Menüwahl und Ähnliches. Jede Frage
erscheint bei den Mitarbeitern als Reihe von Knöpfen — sie tippen einfach ihre Wahl an.
Die Antworten stehen anschließend hier in der Auswertung.
Beim Versand landen alle Adressen im BCC — niemand sieht die Adressen der anderen.
Bei vielen Empfängern öffnet das Mailprogramm mehrere Nachrichten, weil Windows lange
Adresslisten abschneidet; wer lieber eine einzige Mail schreibt, nimmt „Adressen kopieren"
und fügt sie in Outlook selbst ins BCC-Feld ein.